privacy - Hotel Italia Cervia

CIR Emilia Romagna

039007 - AL - 00184

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CLIENTI RESA PRESSO LA STRUTTURA Hotel Italia Cervia

Il presente documento (“Informativa”) intende fornire indicazioni in merito al trattamento delle informazioni che verranno da Lei conferite al Titolare del Trattamento e trattate da esso per le finalità indicate nel presente documento. L’Informativa è resa ai sensi del Regolamento UE n. 679/2016 (“GDPR”), artt. 13, e successive norme nazionali di adeguamento (congiuntamente al GDPR “Normativa Applicabile”).

Identità e dati di contatto del Titolare del Trattamento.

Il Titolare del Trattamento, ovverosia la persona giuridica che determina le finalità e i mezzi di trattamento dei dati personali, è JRG Srl, Viale Italia, 95 . 48015 Cervia

Categorie di dati personali trattati.

Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente Informativa, potranno essere trattate informazioni che possono essere considerate come: a) “Dati di natura comune”, nei quali rientrano le Sue generalità, quelle delle persone che soggiornano con Lei, le Sue coordinate bancarie, i Suoi recapiti, dati di fatturazione (quali, per esempio, a titolo esemplificati, numero di cellulare, indirizzo di residenza o del domicilio, indirizzo e-mail.); b) “Dati Particolari” in quanto caratterizzati, ai sensi della normativa applicabile, da una particolare natura; a titolo esemplificativo si fa riferimento a quelli che sono in grado di fornire informazioni sullo stato o su condizioni di salute dell’utente, le convinzioni religiose o filosofiche (art 9 Regolamento UE . 679/2016).

Per comodità di riferimento, all’interno della presente Informativa, l’espressione “Dati Personali” dovrà essere intesa come riferimento sia a tutti i Suoi Dati di natura comune sia Dati Particolari, salvo sia diversamente specificato.

Finalità, base giuridica del trattamento e periodo di conservazione.

I Dati Personali raccolti verranno trattati per le finalità e in forza delle basi giuridiche di seguito riportate:

3.1 per dare esecuzione a misure precontrattuali (quali, per esempio, la richiesta di informazioni o quella di preventivo), per la gestione del Suo rapporto contrattuale relativo al servizio alberghiero e/o di ristorazione, per acquisire e confermare la Sua prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti. Lei potrebbe decidere di conferire al Titolare Dati Particolari al fine di segnalare una Sua esigenza inerente alla Sua salute, quale, ad esempio, allergie, patologie, e/o intolleranze alimentari o di altra natura, vale a dire quei dati che rivelano condizioni relative alla tutela della salute.

Trattandosi di trattamenti necessari per la definizione dell’accordo contrattuale, per la sua successiva attuazione, e/o per eseguire i servizi da Lei richiesti, Lei è libero di conferire i Suoi Dati Personali, tuttavia in caso di mancato conferimento di essi non potremo confermare la prenotazione e/o fornirle i servizi richiesti.

Base giuridica del trattamento: esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato; esecuzione di un rapporto contrattuale di cui l’interessato è parte. Consenso dell’interessato in caso di conferimento di Dati Particolari.

Periodo di conservazione: per tale finalità, i Suoi dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto e successivamente per 10 anni (il tempo previsto per la prescrizione ordinaria). Eventuali Dati Particolari da Lei conferiti saranno conservati esclusivamente per il tempo strettamente necessario per svolgere il servizio richiesto, salvo che ci fornisca il consenso per mantenerli per un periodo più lungo;

3.2 per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18 giugno 1931, n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013).

Il conferimento dei dati è obbligatorio in quanto derivante da un obbligo di legge. In caso di rifiuto al conferimento non potremo ospitarla nella nostra struttura.

Base giuridica del trattamento: esecuzione di obblighi di legge.

Periodo di conservazione: per tale finalità, i dati acquisiti non vengono da noi conservati dopo la cessazione del rapporto di cui al punto 3.1, a meno che non ci fornisca il consenso alla conservazione come previsto al punto 3.5;

3.3 per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali.

Il conferimento dei dati per questa finalità è necessario per la conclusione del contratto. In caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati, non potremo fornire i servizi richiesti.

Base giuridica del trattamento: esecuzione di un rapporto contrattuale, esecuzione obblighi di legge.

Periodo di conservazione: per tali finalità, i Suoi dati saranno conservati per il tempo previsto dalle rispettive normative;

3.4) per rendere servizi volti alla soddisfazione del cliente, effettuati su Sua richiesta, riguardanti una Sua esigenza e/o preferenza, quale, ad esempio, una stanza o un piano preferito per l’alloggio, presenza di oggetti e/o altro. Per questa finalità Lei potrebbe decidere di conferire al Titolare anche Dati Particolari. Tali categorie di dati potranno essere trattate dal Titolare solo previo Suo libero ed esplicito consenso.

Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

Periodo di conservazione: per tale finalità, i dati acquisiti non vengono da noi conservati dopo la cessazione del rapporto di cui al punto 3.1, a meno che non ci fornisca il Suo consenso alla conservazione.

3.5) per accelerare le procedure di registrazione in Hotel in caso di Suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura alberghiera. Per tali finalità, previa acquisizione del Suo consenso revocabile in qualsiasi momento, i Suoi dati, conferiti per le categorie di dati e finalità di cui ai punti 3.1, 3.2 e 3.3, saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite.

Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

Periodo di conservazione: per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 10 anni

3.6) per garantirLe l’applicazione dei servizi di cui alla finalità 3.4 (volti al raggiungimento della soddisfazione del cliente) in caso di Suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura alberghiera. Per tali finalità, previa acquisizione del suo consenso revocabile in qualsiasi momento, i suoi dati saranno utilizzati quando sarà nuovamente nostro ospite.

Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

Periodo di conservazione: per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 10 anni,

3.7) per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura, individuabili per la presenza di appositi cartelli. Per tale trattamento non è richiesto il Suo consenso, in quanto persegue il nostro legittimo interesse a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro.

Il conferimento dei dati per questa finalità è necessario per la conclusione del contratto in quanto in caso di suo mancato assenso non le è possibile accedere alla struttura alberghiera.

Base giuridica del trattamento: legittimo interesse del Titolare del trattamento a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro.

Periodo di conservazione: per tale finalità Le immagini registrate sono cancellate dopo 24 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana. Non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.

3.8) per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a Lei indirizzati durante il Suo soggiorno. Per tale finalità è necessario il Suo consenso. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento.

Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

Periodo di conservazione: per tale finalità i Suoi dati saranno conservati fino alla Sua partenza dalla struttura alberghiera.

3.9) per finalità di marketing e dunque per inviarLe comunicazioni e newsletter promozionali, per inviarLe aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte praticate dal Titolare del Trattamento, comunicazioni relative ad eventi organizzati dal Titolare. I Suoi dati potranno essere trattati dal Titolare per questa finalità solo previo Suo libero ed esplicito consenso, revocabile in qualsiasi momento.

Base giuridica del trattamento: il Suo consenso.

Periodo di conservazione: per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 10 anni.

3.10. Per effettuare attività di marketing diretto, mirate a proporLe servizi simili a quelli già acquistati o per i quali ha già mostrato interesse/o effettuato richieste di informazioni o preventivi in precedenza. A questo riguardo, Lei ha sempre diritto di opporsi al trattamento in qualsiasi momento. Tale opposizione non Le impedirà di usufruire del servizio di cui alle finalità di cui al punto 3.1) e di quelle ulteriori eventualmente da Lei prescelti.

Base giuridica del trattamento: legittimo interesse del Titolare di effettuare contatti di marketing diretto in caso di interesse già manifestato dal cliente o potenziale cliente per i servizi offerti dal Titolare

Periodo di conservazione: per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo di 1 anno.

3.11. Per consentire alla Società di svolgere sondaggi finalizzati al miglioramento della qualità del servizio erogato (“Customer Satisfaction”).

Base giuridica del trattamento: legittimo interesse del Titolare di verificare la qualità del servizio contrattuale reso al Cliente.

Periodo di conservazione: per tale finalità i Suoi dati saranno conservati per il periodo massimo necessario alla valutazione complessiva dell’indagine del titolare.

Conferimento dei dati personali.

Il conferimento dei dati per le finalità precisate nella presente informativa è obbligatorio e/o necessario esclusivamente nei casi espressamente indicati come tali nel punto 3, in quanto si tratta di dati essenziali per la conclusione del contratto e/o per eseguire misure precontrattuali o per ottemperare ad obblighi di legge. In caso di mancato assenso al conferimento di tali dati, anche parziale, il contratto non potrà essere concluso e/o eseguito.

Ove non espressamente precisato, il conferimento dei dati è facoltativo ed il mancato assenso avrà quale unica conseguenza quella di non poter usufruire della finalità descritta (ad esempio i suoi dati non saranno memorizzati in caso di futuri soggiorni, non riceverà comunicazioni promozionali, ..).

Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei Dati Personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici o telematici, idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e verrà eseguito da personale debitamente istruito al rispetto della Normativa Applicabile.

Accesso ai dati. Destinatari del trattamento.

I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità indicate nel presente atto:

– a dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati in conformità ai requisiti del GDPR responsabili esterni del trattamento dei dati, amministratori di sistema/esperti informatici;

– a società terze o altri soggetti che collaborano con il Titolare nell’adempimento del contratto e/o limitatamente alle finalità sopra indicate(a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, spedizionieri etc.). I responsabili del trattamento sono nominati espressamente da parte del titolare sulla base di accordo scritto ai sensi dell’art 28 del Regolamento Europeo.

L’elenco dei responsabili esterni aggiornato è a disposizione presso la sede legale del titolare del trattamento. In qualunque momento può richiedere l’elenco aggiornato contattando il titolare del trattamento agli indirizzi ed ai contatti indicati nel presente atto.

Le informazioni potranno, inoltre, essere comunicate ogni qualvolta la comunicazione possa essere necessaria per adempiere a richieste dell’Autorità Giudiziaria o di Pubblica Sicurezza. I dati raccolti non verranno in nessun caso diffusi. A tal riguardo Le segnaliamo che nel caso di pernottamento presso questa struttura, il Titolare, in forza della normativa italiana vigente, è obbligato a trasmettere i dati delle persone che permangono presso la struttura per la notte alle suddette autorità.

Trasferimento dati.

I dati personali sono conservati su server ubicati in Italia, e comunque all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Diritti dell’interessato.

Desideriamo inoltre informarLa che in base al GDPR Lei ha il diritto di:

chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
ottenere la rettifica dei dati che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
ottenere la cancellazione (diritto all’oblio) dei dati senza ingiustificato ritardo se non più necessari, incompleti, erronei o raccolti in violazione della legge;
ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa, tenuto conto delle finalità del trattamento;
ottenere la limitazione del trattamento o opporsi al trattamento;
opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento per finalità di marketing diretto;
opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati, basato sul legittimo interesse, per monitorare la Customer Satisfaction;
ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, nel caso in cui questo costituisca la base del trattamento. La revoca del consenso comunque non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone ﬁsiche, compresa la profilazione, e, in tali casi, ricevere informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato;
proporre reclamo a un’autorità di controllo (Garante della Privacy);

La informiamo inoltre che i predetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta scritta rivolta senza formalità al Titolare ai contatti indicati ai punti 1.

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute dal Titolare. In tali casi il Titolare entro un mese dal ricevimento della Sua richiesta, La informerà e La metterà al corrente dei motivi della proroga.